為了規(guī)范外貿(mào)出口經(jīng)營秩序，加強出口貨物退（免）稅管理，防范騙取出口退稅違法犯罪活動，國家稅務(wù)總局決定，自2006年1月1日開始對出口企業(yè)出口貨物退（免）稅有關(guān)單證實行備案管理制度。嗣后該制度幾經(jīng)補充調(diào)整，其內(nèi)容漸趨完善，但是分散于多個文件，不便學(xué)習(xí)使用。小編特作如下歸納整理，以饗讀者。

一、備案單證的對象

出口貨物，不包括出口勞務(wù)、出口服務(wù)。

二、備案單證的種類

（一）外貿(mào)企業(yè)購貨合同、生產(chǎn)企業(yè)收購非自產(chǎn)貨物出口的購貨合同，包括一筆購銷合同下簽訂的補充合同等。

該合同是指國內(nèi)出賣人轉(zhuǎn)移標的物的所有權(quán)于國內(nèi)買受人，買受人支付價款的合同。

（二）出口貨物裝貨單，是出口貨物托運中的一張重要單據(jù)，它既是托運人向船方（或陸路運輸單位）交貨的憑證，也是海關(guān)憑以驗關(guān)放行的證件。只有經(jīng)海關(guān)簽章后的裝貨單，船方（或陸路運輸單位）才能收貨裝船、裝車等。因此，實際業(yè)務(wù)中，裝貨單又稱為“關(guān)單”?！俺隹谪浳镅b貨單”可不需要海關(guān)簽章。

（三）出口貨物運輸單據(jù)，包括：

1.海運提單，是承運人或其代理人收到貨物后簽發(fā)給托運人的，允諾將該批貨物運至指定目的港交付給收貨人的一張書面憑證。每份正本提單的效力是同等的，只要其中一份憑以提貨，其他各份立即失效。它是國際運輸中十分重要的單據(jù)，也是買賣雙方貨物交接、貨款結(jié)算最基本的單據(jù)。

2.航空運單，是托運人和承運人之間就航空運輸貨物運輸所訂立的運輸契約，是承運人出具的貨物收據(jù)，不是貨物所有權(quán)的憑證，不能轉(zhuǎn)讓流通。

3.鐵路運單，是鐵路部門與貨主之間締結(jié)的運輸契約，不代表貨物所有權(quán)，不能流通轉(zhuǎn)讓，不能憑以提取貨物；其中的“貨物交付單”隨同貨物至到站，并留存到達站；其中的“運單正本”、“貨物到達通知單”聯(lián)次隨同貨物至到站，和貨物一同交給收貨人；該單上面載出口合同號。

4.貨物承運收據(jù)，是托運人和承運人之間訂立的運輸契約，是我國內(nèi)地運往港澳地區(qū)貨物所使用的一種運輸單據(jù)，是承運人出具的貨物收據(jù)，上面載有出口發(fā)票號、出口合同號；其中的“收貨人簽收”由收貨人在提貨時簽收，表明已收到貨物。

5.郵政收據(jù)，是貨物收據(jù)，是收件人憑以提取郵件的憑證。

6.出口企業(yè)承付運費的國內(nèi)運輸單證。

若有無法取得上述原始單證情況的，出口企業(yè)可用具有相似內(nèi)容或作用的其他單證進行單證備案。

三、不實行或暫不實行備案單證管理的情形

（一）視同出口貨物及對外提供修理修配勞務(wù)不實行備案單證管理。

（二）對于外商投資企業(yè)采購國產(chǎn)設(shè)備退稅、中標機電產(chǎn)品退稅、出口加工區(qū)水電氣退稅等沒有貨物出口的特殊退稅政策業(yè)務(wù)，暫不實行備案單證管理制度。

（三）經(jīng)國務(wù)院批準開展市場采購貿(mào)易方式試點的市場集聚區(qū)，其市場采購貿(mào)易綜合管理系統(tǒng)的免稅管理系統(tǒng)經(jīng)國家稅務(wù)總局驗收后，出口貨物免稅不實行備案單證管理。

（四）橫琴、平潭區(qū)內(nèi)購買企業(yè)購進貨物（含水、蒸汽、電力、燃氣）退稅，不實行備案單證管理。

四、備案方式

對于出口企業(yè)備案的單證是電子數(shù)據(jù)或無紙化的，可以采取以下兩種方式其中之一進行備案：

（一）對于出口企業(yè)沒有簽訂書面購銷合同，而訂立的是電子合同、口頭合同等無紙化合同，凡符合我國《合同法》規(guī)定的，出口企業(yè)將電子合同打印、口頭合同由出口企業(yè)經(jīng)辦人書面記錄口頭合同內(nèi)容并簽字聲明記錄內(nèi)容與事實相符，加蓋企業(yè)公章后備案。

對于其他單證的備案，如為國家有關(guān)行政部門采取了無紙化管理辦法使出口企業(yè)無法取得紙質(zhì)單證或企業(yè)自制電子單證等情況，出口企業(yè)可采取將有關(guān)電子數(shù)據(jù)打印成紙質(zhì)單證加蓋企業(yè)公章并簽字聲明打印單證與原電子數(shù)據(jù)一致的方式予以備案。

（二）除口頭合同外，對于出口企業(yè)訂立的電子購銷合同、國家有關(guān)行政部門采取無紙化管理的單證以及企業(yè)自制電子單證等，出口企業(yè)可提出書面申請并經(jīng)主管稅務(wù)機關(guān)批準后，可以采用電子單證備案管理，即以電子數(shù)據(jù)的方式備案有關(guān)單證。出口企業(yè)應(yīng)保證電子單證備案的真實性，定期將有關(guān)電子數(shù)據(jù)進行備份，在稅務(wù)機關(guān)按規(guī)定調(diào)取備案單證時，應(yīng)按稅務(wù)機關(guān)要求如實提供電子數(shù)據(jù)或?qū)㈦娮訑?shù)據(jù)打印并加蓋企業(yè)公章的紙制單證。

五、備案時限、期限和地點

出口企業(yè)應(yīng)在申報出口退（免）稅后15日內(nèi)，將所申報退（免）稅貨物的上列單證備案，按申報退（免）稅的出口貨物順序，填寫《出口貨物備案單證目錄》，注明備案單證存放地點，以備主管稅務(wù)機關(guān)核查。除另有規(guī)定外，備案單證由出口企業(yè)存放和保管，不得擅自損毀，保存期為5年。

六、備案單證的核查

退稅機關(guān)調(diào)查評估崗對《審核疑點業(yè)務(wù)處理表》中所列的審核疑點可采取要求出口企業(yè)提供收匯憑證、備案單證或其他相關(guān)資料進行案頭分析、稅務(wù)約談、實地核查等方式進行核實。

退稅機關(guān)調(diào)查評估崗在疑點處理、退稅評估、日常檢查時，可根據(jù)需要結(jié)合分類管理的要求，按照一定比例核查企業(yè)的備案單證。因出口貨物的成交方式特殊，企業(yè)沒有有關(guān)備案單證的，調(diào)查評估崗應(yīng)對出口企業(yè)報送的書面說明及相應(yīng)的證明材料進行核實。

出口退(免)稅無紙化管理試點單位受理試點企業(yè)出口退（免）稅申報等出口稅收申請事項時，如存在涉嫌騙取出口退稅等疑點的，應(yīng)要求試點企業(yè)按規(guī)定提供收匯憑證、備案單證等，并需審核紙質(zhì)憑證。

七、違章處理

（一）未按規(guī)定進行單證備案

1.出口企業(yè)或其他單位未按規(guī)定進行單證備案（因出口貨物的成交方式特性，企業(yè)沒有有關(guān)備案單證的情況除外）的出口貨物，不得申報退（免）稅，適用免稅政策。已申報退（免）稅的，應(yīng)用負數(shù)申報沖減原申報。

2.納入商務(wù)部、海關(guān)總署、稅務(wù)總局、質(zhì)檢總局和外匯局聯(lián)合開展外貿(mào)綜合服務(wù)企業(yè)試點工作范圍的外貿(mào)綜合服務(wù)企業(yè)存在未按規(guī)定收集、裝訂、存放出口退（免）稅備案單證的，其申報的出口退（免）稅，國稅機關(guān)應(yīng)按規(guī)定予以核實、處理，不受5個工作日辦結(jié)出口退（免）稅手續(xù)時限的限制。

3.未按規(guī)定裝訂、存放和保管備案單證的，主管稅務(wù)機關(guān)應(yīng)按照《中華人民共和國稅收征收管理法》第六十條規(guī)定予以處罰。

（二）提供虛假備案單證

1.出口企業(yè)或其他單位提供虛假備案單證的貨物，不適用增值稅退（免）稅和免稅政策，適用增值稅征稅政策。

2.主管稅務(wù)機關(guān)如果發(fā)現(xiàn)出口企業(yè)或其他單位出口貨物的提單或運單等備案單證為偽造、虛假的，按財稅〔2012〕39號文件第七條第（一）項第4目和第5目規(guī)定，適用增值稅征稅政策。查實屬于偷騙稅的，應(yīng)按相應(yīng)的規(guī)定處理。

3.出口企業(yè)按規(guī)定向國家商檢、海關(guān)、外匯管理等對出口貨物相關(guān)事項實施監(jiān)管核查部門報送的資料中，屬于申報出口退（免）稅規(guī)定的憑證資料及備案單證的，如果上述部門或主管稅務(wù)機關(guān)發(fā)現(xiàn)為虛假或其內(nèi)容不實的，其對應(yīng)的出口貨物不適用增值稅退（免）稅和免稅政策，適用增值稅征稅政策。查實屬于偷騙稅的按照相應(yīng)的規(guī)定處理。

4.出口企業(yè)提供虛假備案單證的，主管稅務(wù)機關(guān)應(yīng)按照《中華人民共和國稅收征收管理法》第七十條的規(guī)定處罰。

（三）拒絕提供有備案單證

主管國稅機關(guān)發(fā)現(xiàn)一類、二類、三類出口企業(yè)拒絕提供有關(guān)出口退（免）備案單證的，應(yīng)自發(fā)現(xiàn)之日起20個工作日內(nèi)，將其出口企業(yè)管理類別調(diào)整為四類。上一年度發(fā)生過拒絕向國稅機關(guān)提供有關(guān)出口退（免）稅備案單證的出口企業(yè)，其出口企業(yè)管理類別應(yīng)評定為四類。