企業(yè)信息化對財務(wù)管理模式的影響

    大家都知道，企業(yè)信息化是一項涉及到企業(yè)管理的方方面面、極其艱巨復(fù)雜的系統(tǒng)工程，對于絕大多數(shù)國內(nèi)企業(yè)來講，面對這樣一項革命性的浩大工程，往往會感到茫茫然不知該如何下手。下面將結(jié)合作者多年來在為國內(nèi)一些制造或科技型企業(yè)進(jìn)行管理咨詢服務(wù)和信息化系統(tǒng)構(gòu)建過程中的體會和經(jīng)驗(yàn)，與廣大企業(yè)信息化工作者一起探討一下在IT技術(shù)高速發(fā)展的今天，如何因地制宜、適時恰當(dāng)、量力而行地踏上漸進(jìn)式的企業(yè)信息化建設(shè)征途。
    無數(shù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)已證明：在知識經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)成敗的關(guān)鍵在于管理，而管理的核心則在于企業(yè)財務(wù)管理。因?yàn)?，企業(yè)財務(wù)管理所涉及的供、產(chǎn)、銷、人、財、物等要素，都是維系企業(yè)生死存亡的重要資源和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)重點(diǎn)加以管理和控制。因而，企業(yè)信息化不妨在認(rèn)真制定好企業(yè)信息資源規(guī)劃和全面e化戰(zhàn)略目標(biāo)的前提下，首先從財務(wù)管理模式改造抓起，即企業(yè)在分階段漸進(jìn)式進(jìn)行管理信息系統(tǒng)構(gòu)建進(jìn)程中，不妨可以先從財務(wù)管理信息化做起。
    那么，企業(yè)現(xiàn)有的財務(wù)管理模式的現(xiàn)狀如何？都存在哪些關(guān)鍵問題？應(yīng)該如何改造？企業(yè)需要構(gòu)建什么樣的財務(wù)管理模式？以及在完善的信息資源網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，企業(yè)應(yīng)該因地制宜、量體裁衣、量力而行、時機(jī)得當(dāng)?shù)刂贫ê畏N財務(wù)管理解決方案？如何進(jìn)行企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)工作？都正是我們下面重點(diǎn)探討的內(nèi)容。

    1、現(xiàn)有企業(yè)財務(wù)管理模式的現(xiàn)狀與問題淺析

    通觀國內(nèi)企業(yè)的財務(wù)管理體系或模式，可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)在財務(wù)管理的思想、方法、手段方面普遍還比較落后。據(jù)財政部2001年所做的不完全統(tǒng)計：目前國有大中型企業(yè)中基本上全部實(shí)現(xiàn)了會計業(yè)務(wù)電算化基礎(chǔ)環(huán)境，而19%的小型企業(yè)和私營企業(yè)仍停留在傳統(tǒng)的手工作賬狀態(tài)，甚至尚未實(shí)現(xiàn)電算化；國內(nèi)已經(jīng)上線集成化的先進(jìn)財務(wù)管理信息系統(tǒng)（或含有財務(wù)管理系統(tǒng)的管理信息系統(tǒng)）的企業(yè)僅不足3000家。
    可以說無論是在原始的手工作賬條件還是運(yùn)用了簡單電算化軟件，時至今日我國企業(yè)的財務(wù)部門仍然處在“信息孤島”之上，其突出特點(diǎn)就是只能進(jìn)行事后算帳。在大部分企業(yè)內(nèi)將看到如下場景：每個財務(wù)部門都擁有人數(shù)相對眾多的財務(wù)人員；財務(wù)人員整日忙忙碌碌、日理萬機(jī)；然而財務(wù)部門卻無法及時準(zhǔn)確地提供企業(yè)高層所關(guān)心的財務(wù)信息，因?yàn)檫@些忙碌的財務(wù)人員還只能在每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生之后，遵循會計語言進(jìn)行會計憑證的編制和錄入、記賬、報賬等。而事關(guān)重大的企業(yè)物流、資金流、信息流、人才流卻未能有效、實(shí)時地集成和共享。凡此種種，決策層由于根本無法獲得支持決策的實(shí)時動態(tài)信息，導(dǎo)致財務(wù)風(fēng)險加大，資金回籠困難，采購成本高企，企業(yè)利潤被無情吞噬，資金鏈和現(xiàn)金流嚴(yán)重吃緊，從而嚴(yán)重影響企業(yè)的市場競爭力。
    通過簡單分析不難發(fā)現(xiàn)，目前國內(nèi)企業(yè)的財務(wù)管理主要在三個層面上存在問題：

    1）企業(yè)核算層面的財務(wù)會計問題
    已普遍應(yīng)用的會計電算化，在財務(wù)會計流程中增加了自動控制機(jī)制，改變了會計核算組織程序（日記賬、科目匯總表等），改變了數(shù)據(jù)的存儲方式、記賬方法、賬簿的內(nèi)容和形式，也使得會計核算的準(zhǔn)確性、正確性、及時性大大提高，將財會人員從繁雜的勞動中解脫出來，使他們有時間從管理的角度去思考問題，支持企業(yè)管理和決策。但是，這種狀況正如前所述：不過是將傳統(tǒng)的財務(wù)會計流程搬到計算機(jī)中，實(shí)現(xiàn)會計流程自動化而已，并未從根本上改變傳統(tǒng)會計流程中存在的會計工作是事后算賬、事后報賬；會計部門獨(dú)立于其他業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)與財務(wù)不協(xié)同；會計信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)形成一個個“信息孤島”等問題。
    顯然，會計電算化僅僅是單項業(yè)務(wù)信息化，它只能提高財務(wù)部門局部工作效率。各頊業(yè)務(wù)之間信息仍不能實(shí)時地溝通，尚無法應(yīng)對多、變、快、動、慘的市場競爭。

    2）企業(yè)控制層面的管理會計問題
    通常，對于小企業(yè)來講，一般通過制度和人員便可以解決企業(yè)控制問題。但隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)集團(tuán)日趨規(guī)模，企業(yè)發(fā)展越快，規(guī)模越大，控制問題就越突出。為了有效地控制集團(tuán)成員之間的資金、費(fèi)用，支持企業(yè)集團(tuán)或總部管理決策，很多企業(yè)在到底是實(shí)行“集權(quán)”還是“分權(quán)”管理模式上舉棋不定。這里所謂的“權(quán)”是指企業(yè)管理權(quán)，包括生產(chǎn)權(quán)、經(jīng)營權(quán)、財務(wù)權(quán)和人事權(quán)等方面。集權(quán)制下子公司所有重大決策權(quán)都集中在母公司。而在分權(quán)制下，大部分決策權(quán)在子公司，母公司僅保留部分重大決策權(quán)并對子公司進(jìn)行監(jiān)督考核。
    目前，我國傳統(tǒng)的企業(yè)集團(tuán)多實(shí)行分權(quán)管理，這在主觀上是為了調(diào)動各集團(tuán)成員理財?shù)姆e極性和創(chuàng)造性，縮短財務(wù)決策周期，提高決策效率?？陀^上是由于資產(chǎn)規(guī)模大，資本鏈條長，管理跨度寬，地域分布廣而然。以前，在缺乏信息技術(shù)支持條件下，集團(tuán)總部決策層由于能力、時間、精力和經(jīng)驗(yàn)等方面的限制，難以對各成員實(shí)施有效控制。目前無論是采用集權(quán)還分權(quán)管理的公司，財務(wù)管理體系仍然存在諸多問題，其中比較突出的財務(wù)問題包括以下兩點(diǎn)：（1）尚無集成化的企業(yè)信息化系統(tǒng)支持，缺乏健全的預(yù)算控制體系；（2）面對散布于集團(tuán)成員中的資金及其運(yùn)作，集團(tuán)公司因無法實(shí)時掌控資金流信息，致使資金控制失靈。

    3）企業(yè)決策層面的財務(wù)決策支持問題
    （1）尚未建立比較完善的適合中國國情的綜合財務(wù)分析評價指標(biāo)體系與與激勵機(jī)制
    多年來，國內(nèi)外學(xué)者分別對財務(wù)分析、財務(wù)評價問題及激勵機(jī)制問題進(jìn)行了多方面的分析和探討，但國內(nèi)企業(yè)在實(shí)踐中卻常常將財務(wù)分析評價體系與激勵機(jī)制評價體系相分離，缺乏完整性、關(guān)聯(lián)性和協(xié)同性，因此財務(wù)管理對企業(yè)決策的作用尚難以很好地發(fā)揮。國際上通常根據(jù)綜合財務(wù)評價指標(biāo)體系來進(jìn)行企業(yè)業(yè)績評價，作為一項有效的企業(yè)監(jiān)管制度，已成為市場經(jīng)濟(jì)國家監(jiān)督約束企業(yè)的重要手段，可供國內(nèi)參考。
    （2）缺乏企業(yè)財務(wù)支持決策的有效手段
    信息孤島、財務(wù)會計流程的缺陷、時空局限性等問題普遍存在，特別是企業(yè)集團(tuán)，大量決策信息需從十幾至數(shù)十家成員中獲取，按照集團(tuán)組織架構(gòu)，大量信息只能通過層層報表匯總得到，使得決策支持手段落后，導(dǎo)致了財務(wù)決策信息的缺乏與滯后，實(shí)效性和準(zhǔn)確性極低。即便是企業(yè)建立了良好的分析與評價體系，也會因沒有有效的信息化支持決策，導(dǎo)致企業(yè)無法比競爭對手做出更快、更好、更準(zhǔn)、更精的決策。
    從上述淺析可知：在知識經(jīng)濟(jì)時代，除了應(yīng)用法律手段和行政手段提升企業(yè)，尤其是企業(yè)集團(tuán)的整體管理水平外，更應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)。通過對原有的財務(wù)管理模式加以改造甚至徹底地革命，構(gòu)建適合企業(yè)自身發(fā)展的新型財務(wù)管理模式，才能從根本上解決企業(yè)在財務(wù)會計核算層面、管理會計控制層面和決策支持層面上的諸多問題。目前，國內(nèi)企業(yè)常見的，也是比較實(shí)用的新型信息化財務(wù)管理模式主要有“集中化的財務(wù)管理模式”。下面重點(diǎn)介紹此種新型的e化財務(wù)管理模式。

    2、企業(yè)集中化的財務(wù)管理模式基本構(gòu)架

    實(shí)踐證明，只有實(shí)施集中化的財務(wù)管理模式才能使企業(yè)，尤其是企業(yè)集團(tuán)及時、準(zhǔn)確、完整地掌握以財務(wù)信息為核心的經(jīng)營管理信息，對企業(yè)內(nèi)部的各種資源進(jìn)行高度集中的管理、控制和配置，才能做到“數(shù)出一門，信息集中”，迅速地對各種財務(wù)、管理方案做出科學(xué)的、價值最大化的決策。集中化管理就是實(shí)現(xiàn)信息集中，信息集中的直接目的是為了信息共享，而實(shí)時的信息共享又是為了應(yīng)對瞬息萬變的內(nèi)外環(huán)境變化，實(shí)時做出必要的決策，提高企業(yè)核心競爭力和應(yīng)變能力。

    1）企業(yè)集中化的財務(wù)管理的基本思想
    集中化的財務(wù)管理的基本思想主要體現(xiàn)在以下5個方面：
    （1）管理軟件對企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)從信息源進(jìn)行實(shí)時、垂直采集，克服因中間層的加工導(dǎo)致的領(lǐng)導(dǎo)與業(yè)務(wù)層信息不對稱和控制力不足問題，為實(shí)時控制和管理決策提供最翔實(shí)數(shù)據(jù)。當(dāng)業(yè)務(wù)活動發(fā)生時，進(jìn)行實(shí)時業(yè)務(wù)處理，做到“數(shù)出一門，信息集中”。
    （2）不同部門、管理人員使用同一指標(biāo)進(jìn)行績效考評運(yùn)算時，其數(shù)據(jù)源是唯一的。不同部門、管理人員的區(qū)別只是通過權(quán)限加以限制。
    （3）不同管理人員為了滿足不同管理需要，可以采用不同的規(guī)則從同一數(shù)據(jù)源獲取信息并通過報告工具從不同視角生成管理所需的結(jié)果。各級管理人員可以實(shí)現(xiàn)事中對業(yè)務(wù)過程進(jìn)行實(shí)時、動態(tài)地透視式查詢和控制。
    （4）通過在管理軟件中設(shè)置控制范圍和權(quán)限來把握集權(quán)和分權(quán)管理的“權(quán)”度。既可支持采用集權(quán)管理的企業(yè)集團(tuán)，從業(yè)務(wù)的組織、管理、執(zhí)行和控制等方面實(shí)現(xiàn)高度集中；又能保證集權(quán)與分權(quán)混合型管理的企業(yè)集團(tuán)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)分散經(jīng)營與財務(wù)集中管理。
    （5）只要所有的合作伙伴都有基于信息資源網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用平臺和開放的體系結(jié)構(gòu)，就可將信息集中和實(shí)時地共享的范圍擴(kuò)大到整個供應(yīng)鏈，實(shí)現(xiàn)“協(xié)同商務(wù)”，體現(xiàn)準(zhǔn)確迅捷的“虛擬企業(yè)”精神。

    2）企業(yè)集中化的財務(wù)管理信息系統(tǒng)的基本構(gòu)架和運(yùn)行規(guī)則
    要實(shí)現(xiàn)集中化的財務(wù)管理模式，其技術(shù)架構(gòu)首選B／S（瀏覽器/服務(wù)器）方式，支持企業(yè)集團(tuán)成員實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程“點(diǎn)對點(diǎn)”通信，將數(shù)據(jù)保存在總部的數(shù)據(jù)庫。B／S技術(shù)構(gòu)架將應(yīng)用服務(wù)器與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器分離，其間通過高速以太網(wǎng)連接。在客戶端只需安裝瀏覽器；主干為100M快速以太網(wǎng)，為大量數(shù)據(jù)傳遞、數(shù)據(jù)查詢提供支持；集團(tuán)公司總部與各地分公司采用64K以上帶寬的DDN專線，提供高性能、高保密性的“點(diǎn)到點(diǎn)”通信。分公司所在的客戶端完成相應(yīng)財務(wù)或業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入、查詢等界面操作，通過DDN專線直接訪問集團(tuán)總部服務(wù)器，并將數(shù)據(jù)保存在其中。
    在此種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)環(huán)境之下，企業(yè)集團(tuán)可根據(jù)需要在管理軟件中設(shè)置組織結(jié)構(gòu)，并在不同控制層面上設(shè)置控制參數(shù)，實(shí)現(xiàn)“權(quán)”度管理。具體來講，如果全集團(tuán)實(shí)施統(tǒng)一的財務(wù)核算和資產(chǎn)折舊政策，則在集團(tuán)層面上設(shè)置控制參數(shù)，這樣集團(tuán)可以對所有成員就財務(wù)核算和資產(chǎn)折舊進(jìn)行控制；如果二級分（子）公司需要特殊的銷售政策，那么可以在此層上設(shè)置參數(shù)，二級分（子）公司可以對其下屬的三級、四級等孫公司進(jìn)行銷售控制；如果孫公司（并且是終級公司）是一家外資企業(yè)，有特殊的薪金政策，則可以此級次上設(shè)置薪金政策，該政策只對該公司起作用，由該公司的管理者對薪金進(jìn)行控制。其他情況以此類推。

    3）集中化的財務(wù)管理模式簡介
    財務(wù)集中管理模式正是將信息技術(shù)與先迸的管理思想、管理方法有機(jī)融合，提高企業(yè)集團(tuán)財務(wù)和業(yè)務(wù)的綜合管理水平，對整體的企業(yè)資源進(jìn)行有效的配置、管理、控制和優(yōu)化，從而實(shí)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)價值最大化的一種財務(wù)管理新模式。根據(jù)各個企業(yè)不同特點(diǎn)，提供以下4種解決方案：
    （1）決策支持解決方案（通過績效測評，監(jiān)控經(jīng)營業(yè)績，支持決策）；
    （2）資金動態(tài)控制解決方案（通過對資金集中管理，實(shí)現(xiàn)有效的資金控制）；
    （3）全面預(yù)算解決方案（建立以預(yù)算管理為核心的全面預(yù)算管理和控制體系）；
    （4）財務(wù)/業(yè)務(wù)一體化解決方案（以會計核算為基礎(chǔ)，實(shí)時提供管理和控制數(shù)據(jù)）。

    3、企業(yè)集中化的財務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)項目的實(shí)施步驟梗概

    1）項目籌備工作的開展
    主要工作有：（1）宏觀分析與制定戰(zhàn)略；（2）招標(biāo)與需求分析；（3）評標(biāo)與定標(biāo)；

    2）項目組織的建立
    實(shí)施項目組織由軟件公司和招標(biāo)企業(yè)共同組成，并采用項目經(jīng)理負(fù)責(zé)制。
    （1）軟件公司項目組的組織架構(gòu)：軟件公司項目組由項目經(jīng)理、實(shí)施咨詢顧問、技術(shù)咨詢顧問和軟件開發(fā)工程師、項目總監(jiān)等組成；（2）招標(biāo)企業(yè)項目組的組織架構(gòu)：“領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與”是企業(yè)管理信息化建設(shè)成功的前提。項目的成功實(shí)施，離不開用戶方最高決策層的強(qiáng)力支持和驅(qū)動。因此，招標(biāo)企業(yè)項目組應(yīng)包括項目經(jīng)理、項目組成員和最終用戶。

    3）項目的實(shí)施與管理
    （1）項目實(shí)施主計劃制定；
    （2）項目控制機(jī)制建立，包括報告機(jī)制、溝通機(jī)制、問題跟蹤機(jī)制、文檔管理機(jī)制等；
    （3）項目風(fēng)險控制，包括項目文檔規(guī)范化、進(jìn)度控制、嚴(yán)明的制度保證、質(zhì)量控制機(jī)制、項目的表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)建立、質(zhì)量保證計劃、實(shí)際進(jìn)展和衡量標(biāo)準(zhǔn)的對比分析等等。

    4）項目的審核與驗(yàn)收
    為保證項目質(zhì)量，必須進(jìn)行驗(yàn)收。項目完工復(fù)審和批準(zhǔn)程序?yàn)椋河身椖拷?jīng)理或特別指定的質(zhì)量控制顧問對交付成果進(jìn)行審核，再提交招標(biāo)企業(yè)項目經(jīng)理批準(zhǔn)。必要時，需提交項目顧問委員會批準(zhǔn)。驗(yàn)收的具體內(nèi)容包括：（1）軟件安裝與運(yùn)行的實(shí)地測試；（2）實(shí)施報告的審核；（3）系統(tǒng)項目驗(yàn)收交付。

    4、結(jié)束語

    企業(yè)信息化不妨在認(rèn)真制定好企業(yè)信息資源規(guī)劃和全面e化戰(zhàn)略目標(biāo)的前提下，首先從財務(wù)管理模式改造抓起，即企業(yè)在分階段漸進(jìn)式進(jìn)行管理信息系統(tǒng)構(gòu)建進(jìn)程中，不妨可以先從財務(wù)管理信息化做起，迅速構(gòu)建起高效實(shí)用、集中化的在財務(wù)管理信息系統(tǒng)是國內(nèi)企業(yè)，尤其是集團(tuán)化企業(yè)應(yīng)該優(yōu)選的方案。
    在具體系統(tǒng)建設(shè)過程中，企業(yè)必須建立切實(shí)可行的目標(biāo)；全員重視項目組織工作；搞好需求分析以及業(yè)務(wù)流程重組；發(fā)揮信息技術(shù)專業(yè)人員的作用和盡職盡責(zé)的問題。只有這樣，才能達(dá)到事半功倍之功效。
    總之，企業(yè)信息化是一項觀念更新、管理改革的復(fù)雜且艱巨的工程，一定要實(shí)事求是地從企業(yè)管理需要出發(fā)，從適用出發(fā)，切忌搞形式主義；只有將先進(jìn)的管理思想、方法、模式與軟件有機(jī)結(jié)合，才能真正推動企業(yè)信息化管理進(jìn)程。