一、出口退（免）稅登記
出口企業(yè)退（免）稅登記是整個出口退（免）稅管理的首要環(huán)節(jié)，是退稅機(jī)關(guān)受理企業(yè)出口貨物退（免）稅的必要條件。
商務(wù)部、原對外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作部及其授權(quán)單位批準(zhǔn)其進(jìn)出口經(jīng)營權(quán)的批件；
工商行政管理機(jī)關(guān)核發(fā)的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照（副本）或工商營業(yè)執(zhí)照；
國家技術(shù)監(jiān)督局核發(fā)的組織機(jī)構(gòu)代碼證；
主管征稅的國家稅務(wù)機(jī)關(guān)核發(fā)的稅務(wù)登記證（副本）；
增值稅一般納稅人申請認(rèn)定審批表（一般納稅人出口企業(yè)用）；
海關(guān)核發(fā)的自理報關(guān)單位注冊登記證明書；
出口企業(yè)的銀行開戶許可證；
招標(biāo)單位所在地國家稅務(wù)局簽發(fā)的中標(biāo)證明通知書（無進(jìn)出口經(jīng)營權(quán)的中標(biāo)企業(yè)用）；
商務(wù)部（或原對外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作部）批準(zhǔn)使用中國政府優(yōu)惠貸款和合資合作項目基金援出口的批文（援外出口企業(yè)用）；
主管退稅機(jī)關(guān)要求提供的其他證件、資料。
二、從“中國電子口岸”提交數(shù)據(jù)
出口貨物報關(guān)出口后，出口企業(yè)應(yīng)及時登錄“口岸電子執(zhí)法系統(tǒng)”出口退稅子系統(tǒng)，核查并準(zhǔn)確地確認(rèn)和提交出口貨物報關(guān)單“證明聯(lián)”電子數(shù)據(jù)。
三、增值稅發(fā)票認(rèn)證
根據(jù)國家稅務(wù)總局文件規(guī)定，出口企業(yè)(指增值稅一般納稅人)自2003年8月1日起（以開票日期為準(zhǔn)）取得的用于辦理出口退稅的增值稅防偽稅控系統(tǒng)開具的增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)，必須自該發(fā)票開具之日起90日內(nèi)到主管其征稅機(jī)關(guān)認(rèn)證，未經(jīng)過認(rèn)證或認(rèn)證未通過的一律不予辦理出口退稅。因此，出口企業(yè)每月需將增值稅專用發(fā)票（抵扣聯(lián)）向其主管征稅機(jī)關(guān)進(jìn)行認(rèn)證，同時取得認(rèn)證發(fā)票信息。
四、收集出口退稅需要的憑證
從事一般貿(mào)易及進(jìn)料加工貿(mào)易的外貿(mào)企業(yè)向其主管退稅機(jī)關(guān)或部門申請辦理出口退稅，必須提供以下憑證資料：
1、增值稅專用發(fā)票（抵扣聯(lián)）、普通發(fā)票或其他憑證。
2、“稅收（出口貨物專用）繳款書”或“出口貨物完稅分割單”（以下稱“分割單”）。申請退消費(fèi)稅的企業(yè)，還應(yīng)提供消費(fèi)稅專用繳款書。
3、加蓋海關(guān)驗訖章的《出口貨物報關(guān)單（出口退稅）》。
4、經(jīng)外匯管理部門簽章的出口收匯核銷單（出口退稅專用）或有關(guān)部門出具的中遠(yuǎn)期收匯證明；
5、企業(yè)簽章的出口發(fā)票；
6、稅務(wù)機(jī)關(guān)要求提供的其他資料。
五、按關(guān)聯(lián)號配單
配單是出口企業(yè)在將申報出口退稅的原始憑證收集齊全之后，將這些憑證按照其業(yè)務(wù)發(fā)生的真實情況，進(jìn)行進(jìn)貨憑證與出口申報憑證的關(guān)聯(lián)對應(yīng)。
關(guān)聯(lián)號是配單的數(shù)字規(guī)則，是進(jìn)貨業(yè)務(wù)與出口業(yè)務(wù)的唯一關(guān)聯(lián)，是退稅業(yè)務(wù)的最小單位。一個關(guān)聯(lián)號反映了一筆完整的退稅業(yè)務(wù)，包括進(jìn)貨業(yè)務(wù)與出口業(yè)務(wù)。在一個關(guān)聯(lián)號內(nèi)，一批進(jìn)貨數(shù)據(jù)對應(yīng)一批出口數(shù)據(jù)，進(jìn)貨數(shù)量與出口數(shù)量應(yīng)該相等。
在一次申報的同一關(guān)聯(lián)號內(nèi)同一商品代碼下，應(yīng)保持進(jìn)貨數(shù)量與出口數(shù)量的完全一致，進(jìn)貨、出口均不結(jié)余。在此情況下，存在四種進(jìn)貨與出口的對應(yīng)方式：
一票出口對應(yīng)一票進(jìn)貨
多票出口對應(yīng)一票進(jìn)貨
一票出口對應(yīng)多票進(jìn)貨
多票出口對應(yīng)多票進(jìn)貨
一個關(guān)聯(lián)號內(nèi)的進(jìn)貨或出口業(yè)務(wù)票數(shù)過多，其發(fā)生錯誤的概率也較高，若有其中一筆數(shù)據(jù)產(chǎn)生錯誤，則整個關(guān)聯(lián)號內(nèi)的數(shù)據(jù)都無法通過，因此建議出口企業(yè)在申報時盡量實現(xiàn)“一票進(jìn)貨對應(yīng)一票出口”。
