1、專用發(fā)票使用范圍
增值稅專用發(fā)票僅限于增值稅一般納稅人領(lǐng)購和使用，增值稅小規(guī)模納稅人和非增值稅納稅人不得領(lǐng)購和使用，而且即使確實是增值稅一般納稅人，如果出現(xiàn)以下情形之一的時候，也不得領(lǐng)購和使用專用發(fā)票。
?。?） 會計核算不健全，不能按規(guī)定準確核算增值稅的銷項、進項和應(yīng)納稅額的。
（2） 不能向主管稅務(wù)機關(guān)準確提供各項有關(guān)增值稅涉稅資料的。
?。?） 有下列行為，經(jīng)稅務(wù)機關(guān)責(zé)令限期改正但卻仍未改正的：
1) 私自印制專用發(fā)票的；
2) 向個人或稅務(wù)機關(guān)以外的單位購買專用發(fā)票的；
3) 借用他人專用發(fā)票的；
4) 向他人提供專用發(fā)票的；
5) 未按規(guī)定開具專用發(fā)票的；
6) 未按規(guī)定保管專用發(fā)票的；
7) 未按規(guī)定申報專用發(fā)票的購、用、存情況的；
8) 未按規(guī)定接受稅務(wù)機關(guān)檢查的。
?。?） 所銷售的貨物全部屬于增值稅規(guī)定的免稅項目者。
（5） 納稅人當(dāng)月購買專用發(fā)票沒有按時申報納稅者。
2、發(fā)票的開具范圍
一般納稅人在銷售增值稅應(yīng)稅范圍之內(nèi)的貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)以及按照規(guī)定應(yīng)當(dāng)繳納增值稅的非應(yīng)稅項目之時，都必須向購買者開具增值稅專用發(fā)票，但是出現(xiàn)以下情形之一時，一般納稅人不得開具專用發(fā)票。
（1） 向最終消費者銷售應(yīng)稅項目。
（2） 銷售免征增值稅的項目。
?。?） 銷售報關(guān)出口的貨物以及在國境之外銷售應(yīng)得勞務(wù)。
?。?） 將貨物用于非應(yīng)稅項目。
?。?） 將貨物用于集體福利或個人消費。
?。?） 提供非應(yīng)稅勞務(wù)、轉(zhuǎn)讓無形資產(chǎn)或銷售不動產(chǎn)。
一般納稅人向小規(guī)模納稅人銷售應(yīng)稅項目的時候，由于小規(guī)模納稅人按規(guī)定不得抵扣進項稅額，所以此時一般納稅人可以開具專用發(fā)票，也可以不開具專用發(fā)票。
3、專用發(fā)票的填開要求
（1） 字跡清楚。
（2） 不得涂改，財務(wù)人員如填開錯誤，不能直接在發(fā)票上涂改寫錯的內(nèi)容，而必須將原發(fā)票作廢，加蓋“作廢”章或者在發(fā)票上注明“誤填作廢”字樣，然后重新開具正確發(fā)票。
?。?） 項目填寫齊全。
?。?） 發(fā)票與貨物相符，票面金額與實收金額相符。
（5） 各項內(nèi)容正確無誤。
（6） 全部聯(lián)獎必須一次性填開，上、下聯(lián)次的金額和內(nèi)容必須完全一致，嚴禁套開發(fā)票，嚴禁開具大頭小尾票。
?。?） 發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)上應(yīng)當(dāng)加蓋財務(wù)專用章或者發(fā)票專用章。
?。?） 按照規(guī)定的時限開具專用發(fā)票，不得隨意提前或延遲。
?。?） 不得開具偽造的專用發(fā)票。
（10） 不得拆本使用專用發(fā)票，發(fā)票必須按照序號順次使用，發(fā)票所注明的日期必須按照公歷紀年順序填開。
（11） 不得開具票樣與國家稅務(wù)總局統(tǒng)一制定的票樣不相符的專用發(fā)票。
?。?2） 專用發(fā)票（電腦發(fā)票除外）各聯(lián)次上“銷貨單位”欄目中和各項內(nèi)容（銷貨單位名稱、稅號、地址、電話、開戶銀行和賬號），不得手工填開，必須加蓋藍色專用印章方才有效。
4、退貨或折讓發(fā)票處理
會計法和稅法都規(guī)定，企業(yè)發(fā)生的銷售退回，只有購貨提供退化的適當(dāng)證明，方可沖銷退貨當(dāng)期的銷售收入。企業(yè)處理銷售退回業(yè)務(wù)時，禁忌未取得適當(dāng)證明，專用發(fā)票處理不當(dāng)。
稅法規(guī)定，銷貨方如果在開具藍字專用發(fā)票的當(dāng)月收到購貨方退回的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，而且尚未將記賬聯(lián)作賬務(wù)處理，可對原藍字專用發(fā)票進行作廢，即在發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)連同對應(yīng)的存要聯(lián)、記賬聯(lián)上注明“作廢”字樣，依次粘貼在存根聯(lián)后面，同時對防偽稅控開票子系統(tǒng)的原開票電子信息進行作廢處理。如果銷貨方已將記賬聯(lián)作賬務(wù)處理，則必須通過防偽稅控系統(tǒng)開具負數(shù)專用發(fā)票作為扣減銷項稅額的憑證，不得作廢已開具的藍字專用發(fā)票，也不得以紅字普通發(fā)票作為扣減銷項稅額的憑證。銷貨方如果在開具藍字專用發(fā)票的次月及以后收到購貨方退回的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，不論是否已將記賬聯(lián)作賬務(wù)處理，一律通過防偽稅控系統(tǒng)開具負數(shù)專用發(fā)票扣減銷項稅額的憑證，不得作廢已開具的藍字專用發(fā)票，也不得以紅字普通發(fā)票作為扣關(guān)銷項稅額的憑證。
因購貨方無法退回專用發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，銷貨方收到購貨方當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機關(guān)開具的《進貨退出或索取折讓證明單》的，一律通過防偽稅控系統(tǒng)開具負數(shù)專用發(fā)票作為扣減銷項稅額的憑證，不得作廢已開具的藍字專用發(fā)票，也不得以紅字普通發(fā)票作為扣關(guān)銷項稅額的憑證。
5、發(fā)票的保管工作
納稅人必須按照稅法的規(guī)定嚴格保管增值稅專用 發(fā)票，設(shè)立專人專庫進行發(fā)票的保管，并將其所有已開具的專用發(fā)票存根聯(lián)妥善保管，留存?zhèn)洳?，將其取得的所有專用發(fā)票抵扣聯(lián)按照日期順序裝訂成冊，存檔備查。同時將其尚未開具但是已經(jīng)超過使用期限的專用發(fā)票上繳稅務(wù)機關(guān)，由稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一銷毀或在稅務(wù)機關(guān)監(jiān)督之下當(dāng)場自行銷毀。
納稅人的專用發(fā)票一旦丟失或被盜，必須按照法定程序馬上向當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機關(guān)和公安機關(guān)報失，由稅務(wù)機關(guān)將丟失專用發(fā)票的納稅人的名稱、發(fā)票份數(shù)、字軌號等情況，在中國稅務(wù)報上公開刊登遺失聲明，以免他人冒用丟失的專用發(fā)票。
納稅人丟失專用發(fā)票的，將受到稅務(wù)機關(guān)罰款1萬元以下的行政處罰，同時還可能被其主管稅務(wù)機關(guān)停止領(lǐng)購使用專用發(fā)票，但是禁用期最長不得超過半年。
